La presente informativa descrive le modalità con cui la Società che gestisce il sito polenaviex.sbs tratta i dati personali degli utenti e dei soggetti che interagiscono con i servizi offerti, inclusi quelli relativi a iniziative e progetti collegati alla valutazione dei profili ESG. Il trattamento avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa italiana in materia di protezione dei dati personali. L’informativa si applica esclusivamente alle attività svolte tramite questo sito e integra eventuali ulteriori comunicazioni fornite in altri contesti.

Dati raccolti

La Società tratta dati personali forniti direttamente dall’utente o raccolti in modo automatico durante la navigazione sul sito. I dati vengono limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per cui sono trattati e sono gestiti nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione previsti dalla normativa applicabile.

• Gestione delle richieste inviate tramite i form di contatto o attraverso gli altri canali indicati sul sito, inclusa la presa in carico delle domande, la valutazione delle esigenze espresse e la fornitura di risposte operative o informative. Il conferimento dei dati necessari è in genere facoltativo, ma il mancato rilascio delle informazioni essenziali potrebbe rendere impossibile dare seguito alla richiesta.
• Esecuzione di attività precontrattuali e contrattuali con clienti e partner, come la pianificazione di incontri, la predisposizione di proposte, la gestione operativa di progetti legati alla valutazione e al miglioramento dei profili ESG e la relativa comunicazione. In questi casi il trattamento è connesso alla fornitura dei servizi richiesti e ai conseguenti adempimenti organizzativi e amministrativi.
• Adempimento di obblighi previsti da leggi, regolamenti o normativa comunitaria, nonché da disposizioni di autorità competenti, in materia, ad esempio, di contabilità, antiriciclaggio, trasparenza e conservazione documentale. In tali circostanze la Società tratta i dati personali nella misura necessaria a rispettare i vincoli giuridici applicabili e a dimostrare la corretta esecuzione degli obblighi previsti.
• Gestione della sicurezza del sito, prevenzione e rilevazione di attività fraudolente o utilizzi impropri, analisi del traffico in forma aggregata per il miglioramento tecnico delle pagine e, se previsto, invio di comunicazioni informative relative a servizi analoghi a quelli già richiesti, nei limiti consentiti dalla normativa, ferma restando la possibilità di opporsi in ogni momento.

Come utilizziamo i dati

I dati personali raccolti tramite il sito e nell’ambito delle attività della Società vengono trattati per finalità determinate, esplicite e legittime, connesse alla gestione dei rapporti con utenti, clienti e partner, nonché al corretto funzionamento dei servizi offerti. Di seguito sono descritte le principali modalità di utilizzo dei dati.

• Per rispondere alle richieste inviate dall’utente tramite il sito, email o altri canali indicati, fornendo informazioni sui servizi, sui metodi di lavoro, sugli aspetti organizzativi e, se richiesto, predisponendo proposte o ipotesi di collaborazione. Il trattamento in questo caso è strettamente connesso alla gestione del rapporto con l’interessato.
• Per gestire in modo operativo e amministrativo i rapporti contrattuali con clienti, partner e fornitori, inclusa la pianificazione di attività, la rendicontazione interna, la comunicazione relativa allo stato dei progetti, compresi quelli inerenti all’analisi e all’ottimizzazione dei profili ESG, e la conservazione della documentazione rilevante.
• Per migliorare il funzionamento del sito e dei servizi offerti, attraverso analisi statistiche aggregate dei dati di navigazione, delle richieste ricevute e delle aree di maggiore interesse, con l’obiettivo di rendere i contenuti più pertinenti e tecnicamente affidabili, evitando, per quanto possibile, la profilazione individuale non necessaria.
• Per adempiere a obblighi legali, regolamentari e di autodisciplina applicabili alla Società, nonché per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in procedimenti amministrativi, inclusa la gestione di eventuali contestazioni relative ai progetti svolti o ai contenuti pubblicati sul sito.

Basi giuridiche del trattamento

Il trattamento dei dati personali effettuato dalla Società si fonda su diverse basi giuridiche, a seconda delle specifiche finalità perseguite e della tipologia di rapporto instaurato con l’utente, il cliente o il partner. Di seguito sono indicate le principali basi di liceità applicate.

Comunicazione dei dati

Nello svolgimento delle proprie attività, la Società può comunicare i dati personali a soggetti terzi che agiscono in qualità di autonomi titolari o di responsabili del trattamento, in funzione dei servizi richiesti e delle esigenze organizzative. In ogni caso la comunicazione avviene nel rispetto del principio di minimizzazione, limitandosi alle informazioni strettamente necessarie.

• Fornitori di servizi professionali e tecnici, come società che gestiscono infrastrutture informatiche, hosting, manutenzione del sito, strumenti di analisi, consulenza amministrativa o legale, nominati, ove richiesto, responsabili del trattamento. Tali soggetti trattano i dati personali esclusivamente per le finalità per cui sono stati incaricati e secondo istruzioni documentate della Società.
• Soggetti pubblici o autorità competenti, quando la comunicazione dei dati sia richiesta da obblighi di legge, da procedimenti giudiziari o da provvedimenti vincolanti, nonché per tutelare diritti, sicurezza o interessi legittimi della Società, degli utenti o di terzi, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
• Clienti, partner o altri soggetti coinvolti nei progetti della Società, limitatamente alle informazioni necessarie per la gestione operativa delle attività concordate e nel rispetto delle misure di riservatezza previste. In tali casi i dati vengono condivisi solo quando strettamente indispensabili alla realizzazione delle iniziative, inclusi eventuali progetti collegati alla valutazione dei profili ESG.

Sicurezza dei dati

La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, alterazione, divulgazione o distruzione. Tra queste rientrano procedure di controllo degli accessi, criteri di conservazione limitata nel tempo, sistemi di protezione dei dispositivi e formazione del personale autorizzato. Nonostante le misure adottate, la sicurezza assoluta delle informazioni trasmesse via internet non può essere garantita e l’utente è invitato a utilizzare canali sicuri quando condivide dati sensibili.

Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare diversi diritti in relazione al trattamento dei propri dati personali, secondo quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 e dalla normativa italiana applicabile. Le richieste possono essere rivolte alla Società utilizzando i canali di contatto indicati, che provvederà a fornire un riscontro nei tempi previsti dalla legge, compatibilmente con la complessità delle domande e con il numero di richieste pervenute.

• Diritto di accesso: ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e ricevere informazioni su finalità, categorie di dati trattati, destinatari, tempi di conservazione e logica applicata, nonché copia dei dati stessi, nei limiti consentiti dalla normativa e nel rispetto dei diritti di terzi.
• Diritto di rettifica e cancellazione: richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti e, nei casi previsti, la cancellazione dei dati personali che non siano più necessari rispetto alle finalità del trattamento o trattati in violazione di legge, fermo restando l’eventuale obbligo di conservazione per adempiere a disposizioni normative.
• Diritto di limitazione e opposizione: ottenere la limitazione del trattamento in presenza delle condizioni previste dalla normativa applicabile o opporsi, per motivi connessi alla situazione particolare dell’interessato, al trattamento basato sul legittimo interesse della Società. In caso di trattamento per finalità di comunicazione informativa, l’interessato può opporsi in qualsiasi momento.
• Diritto alla portabilità dei dati e reclamo: ricevere, in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali forniti alla Società, quando trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o di un contratto, e trasmetterli a un altro titolare. Resta ferma la possibilità di proporre reclamo all’autorità di controllo competente qualora si ritenga che il trattamento violi la normativa applicabile.

Cookie e tecnologie similari

Il sito può utilizzare cookie tecnici, analitici e, previo consenso, di profilazione, per finalità di funzionamento, analisi statistica e, se previsto, personalizzazione dei contenuti. Informazioni più dettagliate sulle tipologie di cookie utilizzate, sulle relative finalità, sui tempi di conservazione e sulle modalità per gestire le preferenze sono disponibili nella cookie policy del sito, che integra la presente informativa.

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Contatti

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali, inclusi quelli connessi a progetti ESG e alla navigazione sul sito, l’utente può contattare la Società utilizzando i canali indicati in questa sezione. Le richieste verranno esaminate con attenzione e, ove possibile, sarà fornito un riscontro entro tempi ragionevoli, compatibilmente con la complessità del caso.

Contatto email: content@polenaviex.sbs

Telefono: +39.302.8417.613

Sede: Via Antonio Salandra 13, Roma, RM 00187 Italy

Modifiche alla presente informativa

La Società si riserva il diritto di modificare o aggiornare periodicamente la presente informativa privacy, anche per adeguarla a eventuali cambiamenti normativi, evoluzioni dei servizi offerti o nuove modalità di trattamento dei dati. Le versioni aggiornate saranno pubblicate su questa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Si invita pertanto l’utente a consultare regolarmente il testo dell’informativa per essere informato sulle modalità più recenti di gestione dei dati personali.